Avis de confidentialité à l’intention des candidats

Nous sommes Endomagnetics Limited (entreprise enregistrée sous le n° 06227698), et le groupe d’entreprises Endomag, composé de Endomagnetics GmbH, Endomagnetics SAS et Endomagnetics, Inc. et Endomagnetics España S.L. (« Endomag » ou « nous »).

Endomagnetics Limited est l’entreprise mère du groupe d’entreprises Endomag, et notamment de l’entité française Endomagnetics SAS.

Nous sommes sis 30 Cambridge Science Park, Milton Road, Cambridge CB4 0WN, Royaume-Uni. Nous sommes enregistrés auprès de l’Information Commissioner’s Office (organisme britannique compétent en matière de protection des données) sous le numéro : Z3616775.

Si vous avez la moindre question concernant le présent avis de confidentialité à l’intention des candidats ou si vous souhaitez demander à exercer les droits qui vous sont conférés par la loi, veuillez nous contacter par courrier électronique à l’adresse dataprotection@endomag.com.

• Le présent avis de confidentialité s’applique à toute personne qui fournit des données personnelles à Endomag dans le cadre d’une candidature à un quelconque type de poste (temporaire ou permanent, rémunéré ou non).
  
• En soumettant votre candidature, vous confirmez avoir lu et compris le présent avis de confidentialité. Si vous ne souhaitez pas que vos données personnelles soient utilisées comme décrit ci-après, merci de ne pas envoyer votre candidature ni votre curriculum vitae.
  
• Nous nous réservons le droit de mettre à jour cet avis de confidentialité à tout moment. La version la plus récente est disponible sur le site Internet d’Endomag. La date de mise à jour est indiquée en haut de cet avis. Toute modification dans cet avis de confidentialité sera effective à compter de sa date de publication.

• Endomagnetics Limited et/ou Endomagnetics SAS (en fonction des cas) sont un considérées comme « responsables de traitement » et « sous-traitants » à l’égard de vos données, ce qui signifie qu’il nous revient de décider de la manière dont nous conservons et utilisons les données personnelles vous concernant, aussi bien celles que nous recueillons uniquement par nous-mêmes que celles qui nous sont transmises par des recruteurs.
  
• Le présent avis de confidentialité s’applique à toutes les personnes qui postulent à un poste chez nous (qu’il s’agisse ou non d’un contrat de travail ou d’un autre type de contrat). Il décrit la manière dont vos données personnelles seront utilisées et la raison pour laquelle elles seront utilisées, notamment aux fins du recrutement et de l’attribution ou non d’un emploi, ainsi que la durée habituelle de leur conservation. Il contient certaines informations qui doivent vous être fournies en vertu du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l’UE et de la loi britannique sur la protection des données, dite “Data Protection Act 2018”.

Dans le cadre de votre candidature à un emploi chez nous, nous pourrons être amenés à recueillir, conserver et utiliser les catégories suivantes de données personnelles vous concernant. Dans chaque cas, la source de ces données est précisée:

• données personnelles mentionnées dans votre curriculum vitae et votre lettre de motivation, notamment votre nom, titre, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique personnelle, date de naissance, genre, parcours professionnel, qualifications, informations relatives à votre salaire et horaires de travail ;
  
• toutes les données personnelles fournies dans le cadre d’un entretien, y compris les copies de la documentation dont nous avons besoin pour vérifier votre « droit à l’embauche » ;
  
• toute information reçue par le biais des personnes de référence suite à une vérification des antécédents/des références ;
  
• toute donnée personnelle saisie dans notre système de suivi des candidats, envoyée à Endomag ou à laquelle Endomag accède dans le cadre d’un recrutement potentiel ;
  
• toute information reçue de recruteurs susceptibles de nous transmettre des informations vous concernant, notamment votre nom, titre, genre, parcours professionnel, qualifications, expérience professionnelle, aptitudes au poste, informations relatives à votre salaire et horaires de travail ;
  
• toute information reçue par le biais de tiers (y compris des personnes désignées pour vérifier votre parcours) suite à une vérification du parcours (le cas échéant) ;
  
• informations vous concernant susceptibles de provenir de sources accessibles au public (par exemple, LinkedIn) ;.
  
• toute donnée personnelle fournie par courrier électronique.

Nous pourrons aussi être amenés à recueillir, conserver et utiliser les « catégories particulières » de données personnelles dites sensibles suivantes :

• données personnelles concernant votre santé, y compris tout éventuel fichier relatifà des problèmes médicaux, à votre état de santé et à vos maladies ;
  
• données personnelles relatives à vos condamnations pénales et casier judiciaire (le cas échéant).

Nous recueillerons des données personnelles à votre sujet et les utiliserons aux fins suivantes :

• évaluer vos compétences, qualifications et aptitudes pour le poste;
• réaliser des vérifications concernant votre parcours et vos références, le cas échéant;
• vous transmettre des informations sur le processus de recrutement;
• garder des dossiers relatifs à nos processus de recrutement;
• remplir nos obligations légales ou réglementaires, notamment nous défendre en cas de litige et répondre aux demandes d’accès des personnes concernées.

Les fondements légaux sur lesquels nous nous reposons pour le traitement de vos données personnelles sont les suivants : (1) nos intérêts légitimes, car il est dans notre intérêt légitime de prendre des décisions de recrutement éclairées ; et (2) la décision de signer un contrat de travail ou un autre type d’accord avec vous.

Après avoir reçu votre CV et votre lettre de motivation, nous traiterons ces données personnelles afin de décider si votre candidature répond aux exigences minimales pour être retenue pour le poste. Le cas échéant, nous déciderons si votre candidature est suffisante pour vous inviter à un entretien. Si nous décidons de vous inviter pour un entretien, nous utiliserons les données personnelles que vous nous transmettrez au cours de cet entretien afin de décider de vous offrir ou non le poste. Si nous décidons de vous offrir le poste, nous vous demanderons des références et pourrons réaliser une vérification de votre casier judiciaire (en fonction du poste auquel vous avez postulé) avant de confirmer votre nomination.

Si vous ne nous transmettez pas les informations demandées (y compris vos données personnelles), nécessaires pour examiner votre candidature (par exemple, une preuve de vos qualifications ou vos expériences professionnelles), nous ne serons pas en mesure d’y donner suite. Par exemple, si nous devons vérifier votre parcours professionnel ou vos références pour le poste auquel vous postulez, mais que vous ne nous transmettez pas les informations nécessaires, votre candidature ne pourra pas passer aux étapes suivantes.

• Nous utiliserons les données personnelles relatives à vos problèmes de santé et maladies pour décider de la nécessité de mettre en place des ajustements adaptés lors du processus du recrutement, par exemple en adaptant les conditions d’un entretien.
  
• Si nécessaire, nous pourrons utiliser les informations que vous nous aurez fournies en vue de défendre des actions en justice ou de répondre à nos obligations légales.
  
• Les catégories particulières de données seront traitées en vue de répondre à nos obligations, d’exercer nos prérogatives en matière de droit du travail et de défendre des actions en justice.

Vos données personnelles pourront être partagées avec les tiers suivants aux fins du traitement de votre candidature :

• anciens employeurs, afin d’obtenir vos références;
  
• tiers qui mènent les vérifications d’antécédents (à savoir, organismes tiers désignés), uniquement dans la mesure où la loi l’autorise et dans les cas où nous devons nous assurer que vous n’avez pas d’antécédents judiciaires susceptibles d’affecter votre candidature au poste auquel vous postulez. Le cas échéant, ces prestataires/organismes se verront transmettre les données personnelles nécessaires pour réaliser une vérification du casier judiciaire;
  
• nos prestataires tiers : nous pouvons par exemple être amenés à faire appel à un prestataire pour nous aider avec le processus de recrutement et de candidature pour le poste auquel vous avez postulé. Ces éventuels prestataires seront soumis à des obligations légales et contractuelles visant à protéger vos données personnelles. Ils seront notamment tenus de traiter vos données personnelles en pleine conformité avec le présent avis de confidentialité;
  
• autres filiales d’Endomag. Nous pourrons être amenés à partager vos données personnelles avec les filiales d’Endomag dans le cadre du déroulement quotidien de nos opérations. La liste des filiales d’Endomag est disponible sur demande.

• Nous conservons vos données dans le cloud en louant les services d’un tiers fournisseur de stockage cloud.
  
• Des copies physiques de données relatives au recrutement (par exemple, notes prises pendant l’entretien) seront conservées de manière sécurisée.
  
• Vos données personnelles pourront être transférées et conservées dans une localitéautre que la vôtre, en dehors de la France, du Royaume-Uni et de l’Espace économique européen (« EEE »), par nous-mêmes, les filiales d’Endomag et nos fournisseurs.
  
• Lors de chaque transfert de vos données personnelles en dehors de la France, du Royaume-Uni ou de l’UE, nous nous assurerons qu’elles bénéficient de protections supplémentaires, conformément à la loi. Pour que le présent avis de confidentialité à l’intention des candidats reste aussi concis et clair que possible, nous ne décrivons pas ici les circonstances particulières auxquelles chacune de ces mesures de protection s’applique. Pour plus d’informations à ce sujet, vous pouvez nous contacter à l’adresse dataprotection@endomag.com dataprotection@endomag.com.

• Nous conserverons vos données personnelles pendant une période de 12 mois après vous avoir transmis notre décision concernant votre nomination au poste envisagé, sauf si nous avons une raison légitime de les conserver plus longtemps. Nous conserverons vos données personnelles pendant cette période afin que, en cas d’action en justice, nous puissions montrer que nous n’avons pas discriminé les candidats sur une base illégale et que nous avons mené le processus de recrutement de manière juste et transparente. Nous conserverons aussi vos données personnelles pendant cette période au cas où nous aurions un nouveau poste à pourvoir pour lequel votre candidature serait adaptée. Après cette période, nous détruirons vos données personnelles de manière sûre, conformément aux lois et réglementations en vigueur.
  
• Si votre candidature est retenue, nous conserverons uniquement les éléments de vos données personnelles qui sont nécessaires à votre entrée en fonctions. Les données personnelles restantes seront détruites en toute sécurité.

• Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour prévenir la perte accidentelle de vos données personnelles, l’utilisation ou l’accès non autorisé à vos données personnelles, leur altération ou leur divulgation. En outre, nous limitons l’accès à vos données personnelles aux employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont besoin de les connaître pour exercer leurs fonctions. Ils traiteront vos données personnelles en suivant strictement nos instructions et sont soumis à un devoir de confidentialité. Pour plus d’informations sur ces mesures, contactez dataprotection@endomag.com.
  
• Nous avons également mis en place des procédures visant à résoudre toute violation suspectée de la sécurité des données. Nous vous informerons, ainsi que tout organisme règlementaire compétent, des éventuelles violations suspectées si la loi nous l’impose.

La législation en matière de protection des données en vigueur vous confère divers autres droits, notamment :

• le droit d’accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet (ce qu’on appelle le « droit d’accès des personnes concernées ») ;
• le droit de compléter les données incomplètes ou de rectifier les erreurs dans les données personnelles que nous détenons à votre sujet ;
• le droit de nous demander l’effacement des données personnelles que nous détenons à votre sujet ;
• le droit de demander la restriction du traitement de vos données personnelles ;
• le droit de nous demander le transfert de vos données personnelles à un tiers ;
• le droit de vous opposer à la manière dont nous utilisons vos données personnelles ;
• le droit de révoquer votre consentement au traitement par nos soins de vos données personnelles.

Vous pouvez exercer ces droits en nous envoyant à tout moment une demande écrite. Veuillez nous envoyer votre demande par courrier électronique à l’adresse dataprotection@endomag.com.

Vous avez également le droit de formuler une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente dans votre juridiction. Vous pouvez vérifier l’autorité dont vous dépendez ici.

Veuillez garder à l’esprit que la législation en matière de confidentialité est complexe et que ces droits ne sont pas toujours accessibles.

Nous vous serions reconnaissants de partager votre avis et suggestions concernant le présent avis.

Nous nous sommes efforcés de créer une politique claire et facile à lire. Toutefois, si vous pensez que nous avons oublié un point important ou utilisé un langage que vous trouvez perfectible, n’hésitez pas à nous contacter par courrier électronique à l’adresse dataprotection@endomag.com.

Dernière mise à jour de la présente politique de confidentialité : 8 janvier 2024